Personvern

PERSONVERNERKLÆRING

Formålet med personvernerklæringen til aksjeselskap SKANDINAVISK HUS OG HJEM AS er å informere deg (den registrerte) om de juridiske og faktiske forholdene som gjelder ved behandling av dine personopplysninger, inkludert informasjon om formålet og omfanget av databehandlingen, datavern samt annen informasjon om behandlingen av dine personopplysninger. Vennligst les grundig gjennom erklæringen og, hvis du lurer på noe, ta kontakt med oss gjennom kontaktinformasjonen oppgitt i denne erklæringen.

Vi ønsker å gjøre deg oppmerksom på at det kan komme endringer, tilføyelser og oppdateringer av denne erklæringen. I slike tilfeller vil vi gi deg beskjed om dette på nettsiden vår.

Vi respekterer personvernet ditt, og setter derfor datavernet til dine personopplysninger høyest på prioriteringslisten vår. Vi tar egnede organisatoriske og tekniske tiltak for å sørge for at dine personopplysninger er beskyttet til enhver tid, og at databehandlingen vår samsvarer med kravene til lover og regler som gjelder for datavern, samt vårt interne regelverk.

Vi etterkommer kravene til personvernlovgivningen og sørger for at databehandlingen vår til enhver tid kun samler inn den informasjonen vi trenger for å oppnå formålene i denne erklæringen.

Erklæringen gjelder for:

1. Fysiske personer – mottakere av tjenestene til SKANDINAVISK HUS OG HJEM AS (inkludert mulige, tidligere og nåværende mottakere);

2. Ansatte hos SKANDINAVISK HUS OG HJEM AS;

3. Ansatte hos forskjellige tjenestetilbydere som leverer tjenester til SKANDINAVISK HUS OG HJEM AS;

4. Avsendere og mottakere av informasjonsutveksling med SKANDINAVISK HUS OG HJEM AS;

5. Besøkende på nettsiden som administreres av SKANDINAVISK HUS OG HJEM AS.

I. Behandlingsansvarlig og deres kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig av personopplysninger er aksjeselskap SKANDINAVISK HUS OG HJEM, i det følgende referert til som Selskapet.

Forretningskontor: c/o Numero Consultants AS, Tollbugata 8, 6002 Ålesund, Norge

E-post: post@skandinavisktommerhus.no; Telefon: +4740168320

II. Formålene med behandlingen av personopplysninger
 

2.1. Formålene med behandlingen av personopplysninger er:

2.1.1. Å levere og administrere tjenester i forbindelse med tømmerhusproduksjon, leverings og montering:

• å identifisere kunder;

• å plassere og utføre bestillinger;

• å klargjøre, slutte og fullbyrde avtaler med kunder;

• å imøtekomme regnskapskrav;

• å administrere oppgjør;

• å drive inn gjeld fra skyldner;

• å gjennomgå kundereklamasjoner og drive kvalitetskontroll.

2.1.2. Å utlevere informasjon til offentlig administrasjon og mottakere av virksomhetsdriften i den grad dette er oppgitt i eksterne myndighetsvedtak;

2.1.3. Å administrere personell, inkludert utvelgelse av personell, sluttføring og fullbyrdelse av arbeidsavtaler, regnskapsføring for arbeidstimer, riktig beregning av lønn og lønnsutbetalinger, fullbyrdelse av regnskapskrav (fullbyrdelse av relevante kildedokumenter, gjennomføring av forretningsreiser), levering av trygdeytelser til ansatte (medvirkning av samarbeidspartnere med den hensikt å levere forsikring til ansatte), opptak og kontroll av utførelse av arbeidsplikter;

2.1.4. Å fullbyrde myndighetsvedtak som gjelder ved produksjon og levering av tømmerhus;

2.1.5. Å implementere de berettigede interessene til selskapet og dets kunder: Forbedring av tjenester, utvikling av nye tjenester;

2.1.6. Å vedlikeholde og forbedre nettsider;

2.1.7. Å administrere databanker (motta søknader/e-post/forespørsel, registrering og svar osv.);

2.1.8. Å behandle mottatte søknader/e-post/forespørsel og klargjøring av svar.

2.2. Formålene med behandlingen av data referert til i paragraf 2.1. av personvernerklæringen er indikativ, og personopplysninger kan også behandles for formål som ikke er direkte nevnt, som har nær sammenheng med formålene ovenfor og er nødvendig for fullbyrdelse av myndighetsvedtak.

III. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger

3.1. Selskapet behandler dine personopplysninger basert på følgende juridiske grunnlag:

3.1.1. Vurdering av arbeidskapasiteten til den ansatte (Artikkel 9 andre ledd bokstav (h) av personopplysningsloven);

3.1.2. Med samtykke fra den registrerte (Artikkel 6 første ledd bokstav (a) av personopplysningsloven);

3.1.3. I tilfeller der behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav (Artikkel 6 første ledd bokstav (f), og artikkel 9 andre ledd bokstav (f) av personopplysningsloven);

3.1.4. I tilfeller der behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av Selskapet (for å organisere effektiv levering av tjenester, motta betalinger for tjenester gitt) (Artikkel 6 første ledd bokstav (f) av personopplysningsloven);

3.1.5. I tilfeller der behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte (ansatt, kunde) er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse (Artikkel 6 første ledd bokstav (b) av personopplysningsloven);

3.1.6. Der behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for statistiske formål (Artikkel 6 første ledd bokstav (e) av personopplysningsloven);

3.1.7. Der behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler Selskapet (Artikkel 6 første ledd bokstav (c) av personopplysningsloven).

IV. Omfanget av personopplysningene som skal behandles

4.1. Kategoriene for personopplysninger som skal behandles av Selskapet avhenger av formålene og hvilken type data som behandles:

4.1.1. Når den registrerte mottar tjenester for tømmerhusproduksjon, levering og montering, i henhold til myndighetsvedtak, er Selskapet forpliktet til å behandle informasjonen som identifiserer den registrerte og informasjon relatert til volum/antall tjenester som leveres;

4.1.2. Når kommunikasjon med Selskapet gjøres skriftlig, kan innhold og tidspunkt for kommunikasjonen bli lagret, samt informasjon om kommunikasjonsverktøyet som ble benyttet (e-post, adresse, telefonnummer osv., adresseinformasjon angitt i det elektroniske registreringssystemet);

4.1.3. Selskapet analyserer logger på nettsiden via nettbaserte identifikatorer, samt informasjon som med vilje legges igjen av den registrerte (f.eks. evaluering av mottatt tjeneste, opplevelsen av nettsiden, navigasjon osv.) i den hensikt å gjennomføre markedsundersøkelse og meningsanalyse. Informasjon om de rettslige og faktiske forholdene ved bruk av informasjonskapsler er tilgjengelig i Erklæring om informasjonskapsler.

Selskapet kan lagre og behandle følgende typer personopplysninger for databehandlingsformål:

4.2. I forbindelse med levering av tjenester kan Selskapet innhente ekstra informasjon fra den registrerte og andre tredjeparter, som er nødvendig utelukkende for å levere en tjeneste av best mulig kvalitet.

4.3. Omfanget av informasjon som kreves er avhengig av den respektive tjenesten som skal leveres, formålet med databehandlingen og gjeldende myndighetsvedtak som bestemmer forholdene for levering av tjenesten.

V. Kategorier av mottakere av personopplysninger

5.1. Kategorier av mottakere av personopplysninger: Den registrerte, Selskapet og dets ansatte og behandlingsansvarlige, stats- og lokale institusjoner ved tilfeller nevnt i myndighetsvedtak, rettshåndhevelse og tilsynsmyndigheter, domstoler.

5.2. Opplysningene dine kan bare overføres til medlemmer av familien din med din godkjenning og samtykke.

5.3. For å ivareta sikkerheten til Selskapets rettigheter, ansatte, tredjeparter og eiendom, kan opplysninger også overføres til andre kompetente institusjoner eller tilsynsmyndigheter, men kun hvis dette er nødvendig i henhold til gjeldende lover og regler, i tilfeller og i henhold til prosedyrene oppgitt i disse lovene og reglene.

5.4. Databehandlere som jobber for Selskapet kan bare behandle dine personopplysninger i henhold til våre instruksjoner og kan ikke bruke dem til andre formål eller overføre dem til andre personer uten vårt samtykke. Disse personene kan inkludere personer ansvarlig for vedlikehold av databaser, databaseadministratorer, leverandører ansvarlig for vedlikehold av datasentre og leverandører av skytjenester. Ved hvert tilfelle vil vi gi databehandlere kun den informasjonen som er nødvendig for å utføre en bestemt oppgave eller tilby en bestemt tjeneste. I tillegg må de sørge for at datavernet til opplysningene dine blir opprettholdt i henhold til gjeldende lover og regler og den skriftlige avtalen de har inngått med oss, som omfatter, blant annet, permanent sletting av alle opplysningene dine når de har utført oppgaven tildelt av oss eller ved avslutning av samarbeidet.

VI. Overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS eller til en internasjonal organisasjon og automatiserte individuelle avgjørelser

6.1. Selskapet vil ikke sende personopplysninger til tredjestater eller internasjonale organisasjoner.

6.2. Automatiserte individuelle avgjørelser utføres ikke av Selskapet.

VII. Rettighetene til den registrerte

7.1. Du har rett til å motta bekreftelse fra oss på om vi har behandlet dine personopplysninger, samt innsynsrett i personopplysningene dine som vi behandler, informasjon om formålet for databehandlingen, hvilken type opplysninger som behandles, hvem som mottar opplysningene, perioden databehandlingen finner sted, datakilder samt forklaring og konsekvenser av disse.

7.1.1. Vi oppgir størstedelen av denne informasjon i denne erklæringen.

7.1.2. Hvis du mener informasjonen oppgitt i denne erklæringen ikke er tilstrekkelig, kan du alltid ta kontakt med oss gjennom kontaktinformasjonen i paragraf 1 av denne erklæringen.

7.2. Hvis opplysningene vi har lagret er endret eller du oppdager at informasjonen som vi behandler om deg er unøyaktig eller feil, har du rett til å be om at denne informasjonen endres, klargjøres eller korrigeres.

7.3. I tilfeller der vi behandler opplysningene dine i henhold til ditt samtykke, har du rett til å trekke samtykket ditt når som helst, og databehandlingen basert på ditt samtykke vil avsluttes. Slik behandling vil ikke avbrytes hvis den er pålagt av loven eller en bestemmelse fra en kompetent myndighet, eller hvis behandlingens art gjør dette umulig.

7.4. I alle situasjoner kan vi beholde samtykket ditt og bevis på samtykket i en lenger periode hvis dette er nødvendig for å beskytte rettighetene våre i forbindelse med krav og klager mot oss.

7.5. Hvis du mener at databehandlingen vår bryter med kravene i personopplysningsloven, bør du ta opp dette med oss direkte.

7.6. Hvis du ikke er fornøyd med svaret og begrunnelsen for svaret, eller du mener at vi ikke tar de nødvendige tiltakene, har du rett til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten, som i Norge er Datatilsynet (https://www.datatilsynet.no/,  Postboks 458 Sentrum, Oslo, NO-0105).

7.7. Du har rett til å motsette deg behandlingen av dine personopplysninger hvis behandlingen av disse er basert på våre berettigede interesser.

7.8. Hvis det henvises til rimelige forhold i personopplysningsloven, f.eks. hvis behandlingen er ulovlig eller hvis det ikke eksisterer et rettslig grunnlag for databehandlingen, har du rett til å be om at vi sletter personopplysningene dine. Hvis du ønsker å utøve denne rettigheten, ber vi om at du sender inn en skriftlig forespørsel til oss.

7.9. I tilfeller der personopplysninger som behandles av oss brukes til andre formål nevnt i denne erklæringen, og det rettslige grunnlaget for behandlingen ikke er basert på samtykket, kan vi beholde relevant informasjon for å sørge for at de andre formålene oppnås.

7.10. Hvis det henvises til relevante forhold i lover og regler for databehandling, f.eks. hvis behandling av personopplysninger er ulovlig, du stiller spørsmål ved nøyaktigheten til opplysningene eller du motsetter deg databehandling basert på dine berettigede interesser, har du rett til å begrense databehandlingen om deg.

7.11. Du har rett til å be om å få utlevert opplysningene du har sendt inn til oss i elektronisk format. Når vi har mottatt forespørselen din om å få utlevert opplysninger, vil vi sørge for anvendelsen av rettighetene dine ved å utstede opplysningene i et vanlig brukt format som er lesbart på en datamaskin, til en adresse oppgitt av deg, i henhold til informasjonen oppgitt i forespørselen din.

7.12. For å kunne beskytte personopplysningene til alle våre registrerte mot uautorisert utlevering, er vi nødt til å verifisere identiteten din når vi mottar en dataforespørsel eller ved anvendelse av dine andre rettigheter. I denne sammenhengen kan vi be deg om et identifikasjonsdokument samt, hvis forespørselen involverer en person som du er rettslig representant for – fødselsattest, fullmakt eller annet bevis på godkjent representasjon, med mindre situasjonen tillater at du etterkommer forespørselen uten en slik bekreftelse. Hvis du ikke bekrefter identiteten din og/eller godkjent representasjon, vil forespørselen din bli avvist.

7.13. Når vi har bekreftet gyldigheten av forespørselen din, vil vi forplikte oss til informere deg om fremgangen til behandlingen av forespørselen din uten forsinkelser, med en maksimal ventetid på én måned etter at vi har mottatt forespørselen din og ved slutten av verifiseringsprosedyren.

7.14. Hvis forespørselen din er sendt inn elektronisk, vil du også motta svaret i elektronisk format med mindre dette ikke er mulig, f.eks. på grunn av omfanget av informasjonen som er forespurt eller hvis du ber oss om å få svaret i et annet format.

7.15. Hvis vi er nødt til å avvise forespørselen din på grunn av forhold nevnt i myndighetsvedtak, vil vi informere deg skriftlig om avslaget og oppgi behørig begrunnelse.

7.16. Hvis svaret sendes via e-post, skal svaret sendes til den registrerte (personen personopplysningene tilhører), og skal sendes som rekommandert brev. Hvis svaret gis elektronisk, skal det signeres med en sikker elektronisk signatur (hvis søknaden er sendt inn med en sikker elektronisk signatur).

7.17. Den registrerte har rett til å få én kopi av personopplysningene som Selskapet har behandlet om dem tilsendt gratis. Mottak og/eller bruk av slik informasjon kan være begrenset for å forhindre negativ innvirkning på rettighetene og frihetene til andre (inkludert ansatte i Selskapet).

VIII. Sikkerheten til personopplysningene

8.1. Vi bruker en rekke sikkerhetsteknologier og -prosedyrer for å beskytte personopplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller utlevering. Personopplysninger er kun tilgjengelig for personer som har behov for dem i forbindelse med utførelse av sine plikter, og kun i den grad det er nødvendig. Alle personer som har tilgang til opplysninger om helse og genetikk har signert avtaler om hemmeligholdelse, de har blitt informert om regelverket som gjelder for beskyttelse av personopplysninger og de mottar opplæring regelmessig.

8.2. Tjenestetilbyderne våre er grundig utvalgt av oss. De er nødvendig for at vi skal kunne ivareta konfidensialiteten til opplysningene dine og sørge for beskyttelsen av din personlige informasjon. Hvis informasjon imidlertid blir overført over Internett eller mobilnett, kan sikkerheten til informasjon ikke garanteres. Derfor må du selv vurdere risikoer forbundet med konfidensialiteten til informasjonen og ta ansvar for den hvis du velger å oppgi informasjonen til oss via de nevnte metodene.

IX. Oppbevaringen av personopplysningene

9.1. Selskapet skal i henhold til egen nomenklatur ikke oppbevare personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet for behandlingen av personopplysningene.

9.2. Ved valg av kriteriene for oppbevaring av personopplysninger, skal Selskapet ta hensyn til følgende forhold: 

9.2.1. Om hvorvidt oppbevaringstiden av personopplysninger er fastslått eller om det følger ut fra myndighetsvedtak fra Kongeriket Norge og EU;

9.2.2. Hvor lenge det er nødvendig å oppbevare relevante personopplysninger for å gjøre gjeldende og forsvare de berettigede interessene som forfølges av Selskapet eller en tredjepart;

9.2.3. Frem til personens samtykke for behandling av personopplysninger er opphevet og til det ikke finnes annet rettslig grunnlag for behandling av opplysningene, f.eks. for å fullbyrde Selskapets bindende forpliktelser.

9.3. Ved levering av tjenester for tømmerhusproduksjon, levering og montering, etterkommer Selskapet særlige myndighetsvedtak som avgjør hvilke opplysninger Selskapet er forpliktet til å oppbevare. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du kontakte Selskapet gjennom kontaktinformasjonen ovenfor.

9.4. Oppføringer av innkommende og utgående kommunikasjon (e-poster, brev) for å etterkomme de berettigede interessene til Selskapet, vil oppbevares i en periode ikke lenger enn fem år, med mindre den aktuelle kommunikasjonen inneholder mulige ulovlige handlinger eller handlinger som kan brukes til å garantere de berettigede interessene til Selskapet eller tredjeparter. I dette tilfelle kan det aktuelle dokumentet oppbevares frem til den rettslige interessen er oppfylt.

9.5. Videoopptak skal oppbevares i maksimalt 30 dager (fra tidspunktet for opptaket) eller frem til den rettslige interessen er oppfylt, hvis de inneholder en handling eller mangel på foretaksomhet som kan være grunnlag for å følge en rettslig interesse. I slike tilfeller vil den relevante delen av opptaket skjæres ut og oppbevares frem til den rettslige interessen er fulgt.

9.6. Ved slutten av oppbevaringsperioden vil personopplysningene slettes permanent, med mindre Selskapet er forpliktet til å oppbevare dem i henhold til myndighetsvedtak.

9.7. Personopplysningene dine nevnt i denne erklæringen kan kun oppbevares i en utvidet periode hvis:

9.7.1. Det er nødvendig for at vi skal kunne ivareta rettighetene våre i forbindelse med fordringer, klager eller krav;

9.7.2. Det finnes rimelig mistanke om ulovlig aktivitet, som krever videre undersøkelser;

9.7.3. Opplysningene dine er nødvendig for riktig behandling av en tvist eller klage.

X. Nødvendigheten av å oppgi personopplysninger

Innhentede personopplysninger brukes for å levere de respektive tjenestene og til å holde Selskapets virksomhet i gang, i den grad som er nødvendig, i henhold til myndighetsvedtak. I tilfeller der personopplysninger ikke er oppgitt, vil ikke Selskapet ha et rettslig grunnlag for å levere den relevante tjenesten til den registrerte.

XI. Endringer av personvernerklæringen

11.1. Selskapet forbeholder seg retten til å gjøre endringer i personvernerklæringen hvis visse forhold endrer hvordan behandlingen av personopplysninger skal reguleres. Selskapet anbefaler at du besøker denne delen regelmessig for å holde deg oppdatert.

11.2. Selskapet beholder tidligere versjoner av personvernerklæringen, og vil gjøre dem tilgjengelig på Selskapets nettside.